Teklif Nasıl Hazırlanır? Adım Adım Rehber
4 Temmuz 2026 · 6 dk okuma
Teklif, müşterinizle aranızdaki ilk yazılı anlaşma zeminidir. İyi hazırlanmış bir teklif yalnızca fiyat bildirmez; işinizi ciddiye aldığınızı gösterir, pazarlığı kolaylaştırır ve ileride çıkabilecek anlaşmazlıkların çoğunu baştan önler. Kötü hazırlanmış bir teklif ise tam tersini yapar: müşteri fiyatı anlamaz, kapsam belirsiz kalır ve iş bittiğinde herkes farklı bir şey hatırlar.
Bu rehberde, ister kağıda ister bilgisayara hazırlıyor olun, eksiksiz bir teklifin nasıl kurulacağını adım adım anlatıyoruz.
İyi bir teklifte neler olmalı?
Teklifin formatı işletmeden işletmeye değişebilir ama içeriği değişmez. Aşağıdaki bilgilerin tamamı teklifte yer almalıdır:
- Firma bilgileriniz: unvan, telefon, adres ve varsa logo. Müşteri teklifi kimden aldığını net görmeli.
- Müşteri bilgisi: ad soyad veya firma adı. Aynı müşteriye birden fazla teklif verdiyseniz karışmayı önler.
- Tarih ve teklif numarası: hangi teklifin ne zaman verildiği takip edilebilmeli.
- Kalemler: her ürün veya hizmet ayrı satırda; açıklama, miktar, birim ve birim fiyat ile.
- KDV durumu: fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğu açıkça yazılmalı.
- Toplam tutar: ara toplam, KDV ve genel toplam ayrı ayrı görünmeli.
- Geçerlilik süresi: teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğu.
- Teslim süresi ve ödeme koşulları: işin ne zaman biteceği, ödemenin nasıl alınacağı.
Anlaşmazlıkların çoğu fiyattan değil kapsamdan çıkar. Teklife neyin dahil olduğunu yazdığınız kadar, neyin dahil olmadığını da yazın. Örneğin montaj, nakliye veya ölçü alma ücrete dahil değilse bunu not düşün.
Adım adım teklif hazırlama
- 1. İhtiyacı netleştirin: Müşterinin tam olarak ne istediğini, ölçüleri, adetleri ve özel istekleri not alın. Belirsiz kalan her nokta, sonradan sizin aleyhinize yorumlanır.
- 2. Kalemleri tek tek yazın: Toplu fiyat vermek yerine her ürünü ayrı satırda gösterin. Müşteri neye ne ödediğini görürse pazarlık da sağlıklı ilerler.
- 3. Maliyetinizi hesaplayın: Malzeme, işçilik, nakliye ve genel giderleri düşünmeden fiyat vermeyin. Acele verilen fiyat çoğu zaman eksik hesaplanan fiyattır.
- 4. KDV ve toplamı netleştirin: Ara toplam, KDV tutarı ve genel toplamı ayrı satırlarda gösterin. Yuvarlak rakam söyleyip detayı sonraya bırakmayın.
- 5. Kontrol edip gönderin: Yazım hatası, yanlış birim fiyat veya unutulan kalem olup olmadığını kontrol edin. Teklifi PDF gibi değiştirilemez bir formatta gönderin.
Örnek teklif kalemi yapısı
| Açıklama | Miktar | Birim | Birim Fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|---|
| Ürün veya hizmet adı | 2 | Adet | 1.500 TL | 3.000 TL |
| İkinci kalem | 5 | Metre | 400 TL | 2.000 TL |
| Ara Toplam | 5.000 TL | |||
| KDV | 1.000 TL | |||
| Genel Toplam | 6.000 TL |
Sık yapılan hatalar
- Geçerlilik süresi yazmamak: Malzeme fiyatları değişir. Süresiz teklif, aylar sonra eski fiyattan iş yapmak zorunda kalmak demektir.
- KDV'yi belirsiz bırakmak: Müşteri KDV dahil anlar, siz hariç kastedersiniz. En sık yaşanan tartışma budur.
- Sözlü teklif vermek: Telefonda söylenen fiyatın kaydı yoktur. Ne siz ne müşteri aynı rakamı hatırlar.
- Okunaksız veya düzensiz teklif: El yazısıyla karalanmış bir kağıt, işin kalitesi hakkında da fikir verir. Müşteri sizi teklifinizle tanır.
- Teklifin takibini yapmamak: Verilen teklifin kabul mü, red mi, beklemede mi olduğunu bilmiyorsanız, kaç işi kaçırdığınızı da bilmiyorsunuz demektir.
Teklifi müşteriye gönderme
Hazırlanan teklifin müşteriye ulaşma biçimi de en az içeriği kadar önemli. Bugün en pratik yol, teklifi PDF olarak hazırlayıp WhatsApp veya e-posta ile göndermek. PDF, içeriği kimse tarafından değiştirilemeyeceği için iki tarafı da korur; telefonda da bilgisayarda da aynı görünür ve yazdırılabilir.
Bazı durumlarda müşteriye fiyatları göstermeden ürün listesi göndermek isteyebilirsiniz; örneğin nihai müşteriyle sizin aranızda bir aracı varsa. Bu yüzden teklifin fiyatlı ve fiyatsız iki versiyonunu hazırlayabilmek işinizi kolaylaştırır.
Sıkça Sorulan Sorular
Teklif ile fatura aynı şey mi?
Hayır. Teklif, iş başlamadan önce fiyat ve kapsam bildiren bir belgedir; resmi bir mali belge değildir. Fatura ise satış gerçekleştikten sonra kesilen resmi belgedir. Teklif kabul edilse bile faturayı ayrıca düzenlemeniz gerekir.
Teklifte geçerlilik süresi ne kadar olmalı?
Sektöre ve malzeme fiyatlarının değişme hızına bağlıdır. Fiyatların sık değiştiği dönemlerde kısa süreler (örneğin 7 ila 15 gün), daha durağan işlerde 30 gün yaygındır. Önemli olan bir süre yazmış olmanızdır.
Fiyatları KDV dahil mi hariç mi yazmalıyım?
İkisi de kullanılabilir; kritik olan hangisini kullandığınızı teklifte açıkça belirtmenizdir. Nihai tüketiciye satışta KDV dahil fiyat göstermek genelde daha anlaşılırdır; firmalar arası işlerde KDV hariç çalışmak yaygındır.
Müşteri pazarlık yapıp fiyat kırdırırsa yeni teklif mi hazırlamalıyım?
Evet, anlaşılan yeni fiyatla teklifi güncelleyip tekrar göndermek en sağlıklısıdır. Eski teklifin üzerinde sözlü indirimle iş yapmak, iş bittiğinde hangi rakamda anlaşıldığı tartışmasına yol açar. Revizyon numarası kullanmak takibi kolaylaştırır.
Bunları elle takip etmeyi bırakın
SipaFiş ile teklifinizi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak paylaşın, siparişi ve tahsilatı tek yerden takip edin.
30 Gün Ücretsiz DeneKredi kartı gerekmez
İlgili Yazılar
Excel ile Teklif Hazırlamanın 5 Sorunu
Excel şablonuyla teklif hazırlamak başta pratik görünür. Peki iş büyüyünce neden yavaşlatmaya başlar? Dürüst bir analiz.
Fiyatsız Teklif ve Ürün Listesi Ne Zaman Gönderilir?
Bazen teklifin fiyatsız hali gerekir: araya usta girdiğinde, kapsam onaylatılacağında, liste paylaşılacağında. Senaryolar ve pratik yöntem.
KDV Dahil ve Hariç Fiyat Hesaplama
KDV dahil fiyattan KDV'yi ayırırken neden yanlış sonuç çıkıyor? Formüller, örnekler ve teklifte KDV gösteriminin doğrusu.