Excel ile Teklif Hazırlamanın 5 Sorunu

Excel, teklif hazırlamaya başlayan çoğu işletmenin ilk aracıdır ve bunda yanlış bir şey yok. Boş bir şablon açarsınız, kalemleri yazarsınız, altına toplam formülü koyarsınız, olur biter. Ayda birkaç teklif veren, tek başına çalışan biri için bu yöntem gerçekten yeterli olabilir.

Sorunlar iş büyüyünce başlar: teklif sayısı artar, aynı dosyaya birden fazla kişi dokunur, telefondan fiyat sorulur, eski bir teklifi bulmak gerekir. Bu yazıda Excel yönteminin nerede tıkandığına dürüstçe bakıyoruz.

1. Şablon her kopyalamada biraz daha bozulur

Excel şablonuyla çalışmanın standart yöntemi, eski bir teklifi kopyalayıp üzerine yenisini yazmaktır. Her kopyalamada bir önceki müşterinin adı unutulur, satır silinince format kayar, hücre genişletilince tablo taşar. Bir süre sonra elinizde onlarca farklı görünümde teklif dosyası olur ve hiçbiri ilk şablona benzemez.

2. Dosya ve versiyon karmaşası

Adı 'teklif_ahmet_bey_son_SON_2.xlsx' olan bir dosyayla karşılaştıysanız bu bölümü zaten biliyorsunuz. Teklifler masaüstünde, indirilenlerde, USB'de ve WhatsApp'ta dağınık durur. Müşteri üç hafta sonra arayıp 'o teklifteki fiyat neydi?' dediğinde doğru dosyayı bulmak başlı başına iş olur. Dosya bilgisayardaysa ve siz dışarıdaysanız, cevap akşama kalır.

3. Sessiz hesap hataları

Excel'in en tehlikeli hatası, fark edilmeyendir. Satır eklerken toplam formülünün kapsamı dışında kalan bir kalem, elle hesaplanıp yanlış yazılan KDV veya kopyalanan hücreyle kayan birim fiyat; teklif gönderilene kadar kimse fark etmez. Zararına iş almanın en klasik yollarından biri, formülü bozuk bir şablondur.

4. Verilen teklifin takibi yapılamaz

Excel dosyası statik bir kağıttır: teklifi verdikten sonra ne olduğunu söylemez. Bu ay kaç teklif verdiniz, kaçı kabul edildi, hangileri cevapsız bekliyor, kabul edilenlerin kaçı siparişe dönüştü? Bu soruların cevabı Excel'de yoktur; olsa olsa hafızanızdadır. Takip edilmeyen teklif, sessizce kaybedilen iştir.

5. Telefonda işe yaramaz

Esnafın günü masa başında geçmez; müşteri fiyatı dükkanda, şantiyede, yolda sorar. Telefonda Excel açıp düzgün bir teklif hazırlamayı deneyen herkes sonucu bilir: kayan hücreler, bozulan format ve sonunda 'dükkana geçince göndereyim' cümlesi. O arada müşteri fiyatı başkasından almış olabilir.

Ne zaman Excel yeter, ne zaman yetmez?

Teklif programları bu sorunları şöyle çözer: şablon her seferinde aynı ve düzgün çıkar, kalemleri yazınca KDV ve toplam kendiliğinden hesaplanır, tüm teklifler tek yerde durur ve telefondan da bilgisayardan da aynı kayıtlara ulaşılır. Kabul edilen teklif tek işlemle siparişe dönüşür; hangi teklifin beklemede olduğu listede görünür.

Excel dosyalarınızı çöpe atmanız gerekmez; eski kayıtlarınız arşiv olarak durabilir. Değişmesi gereken, bundan sonraki tekliflerin bozulan bir şablonda değil, bunun için tasarlanmış bir araçta hazırlanması.